CSB-Roller Brétigny

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Rando Roller Brétigny : Dans les coulisses de l’organisation

vendredi 27 octobre 2006, par FredX

Si les Randos Roller Brétigny existent depuis 7 ans, vous ne voyez que la partie émergée et la plus agréable : la rando !

Aujourd’hui, je vous propose de rentrer dans les coulisses.

Pour bien comprendre plaçons nous 4 mois avant la 1ère rando de l’année.
Oui, pour la 1ère rando du mois d’avril, les démarches commencent au mois de janvier.
En général, nous rencontrons les partenaires (La direction de Décathlon, les responsables des Mairies traversées, les Polices Municipales de Brétigny et Plessis Pâté, les Secouristes) dans la première quinzaine de Janvier.
C’est l’occasion de faire le point sur les randos de l’année passée et de se mettre d’accord sur les nouvelles randos.
Cette première réunion permet de voir les idées qui peuvent être mises en oeuvre pour des animations autour de la rando.

Les parcours sont tous réalisés en même temps. Soit 6 ou 7 en fonction des années.

Il faut :
-  les tracer sur le plan de la ville
-  les réaliser en voiture pour contrôler le kilométrage
-  tester certains parcours avec un petit groupe de patineurs de tout niveau pour contrôler le temps afin de tenir sur un délai de 2 heures.

Comme nous assurons depuis 2 ans la sécurité aux carrefours en roller, il est nécessaire de comptabiliser tous les carrefours.
Ainsi, chaque croisement est numéroté et nous y associons un nombre précis de signaleurs.

Il faut aussi contacter les services techniques des mairies pour contrôler l’adéquation entre les parcours proposés et les travaux prévus dans les communes. Pas toujours évident de savoir plus de 6 mois à l’avance quelles seront les rues en travaux et les déviations. Les plannings prévisionnels sont rarement maintenus.

Les partenaires d’accord sur le principe et les parcours validés dans les grandes lignes (avec des fois des parcours Bis en fonction de l’avancement de certains chantiers de voirie), nous devons rédiger le dossier à destination de la sous-préfecture de rattachement.
C’est la sous-préfecture qui va nous donner un accord définitif après avoir consulté les administrations concernées (Polices, Gendarmerie, Mairies, Pompiers,...).
Toutefois, cet accord porte sur le principe des randonnées et le droit de circuler dans les rues des communes proposées.

Il faudra attendre les arrêtés municipaux pour avoir les autorisations définitives d’emprunter les parcours proposés.

Le délai entre le dépôt du dossier en sous préfecture et l’obtention de leur autorisation est d’environ 6 semaines (si tout va bien !). Mais, désormais, la responsable du service "Circulation" nous connaît très bien : "Tiens, voilà le dossier annuel des rollers de Brétigny".

De même, qui ne connaît pas les "Rollers Brétigny" dans les mairies de Brétigny et Plessis ?

Depuis 7 ans, nous avons liés des contacts pour pouvoir passer en direct nous demandes. Toutefois, aucun passe droit. Le dossier doit être clair, précis et conforme aux attentes. Sinon, un recommandé de refus arrive quelques jours avant la 1ère rando. Juste le temps de tout refaire en quelques heures. Normal, quoi pour des bénévoles !

Les arrêtés municipaux nous arrivent par la Poste, si tout va bien, dans la semaine de la rando.
Les accords verbaux et une copie apportée par la police municipale au départ doivent souvent suffire pour donner le signal à tous pour le départ à 21h.

Quelques jours avant la rando, l’équipe organisatrice fait un repérage du parcours soit en solo soit en groupe afin de se mémoriser le parcours, les difficultés et contrôler certains points de sécurité.

Il est aussi nécessaire de préparer le matériel :
-  imprimer les affiches
-  mettre en place la bâche publicitaire sur le rond-point de Décathlon
-  charger les talkies walkies
-  aller chercher la sono mobile de la ville

Il ne faut pas oublier de rappeler aux partenaires la date de la rando. Des mails et des appels téléphoniques sont nécessaires pour que la pub radio passe, que les boissons offertes par Décathlon soient préparées, que la police municipale confirme sa présence,.....
Nous devons jouer les penses bêtes !

Toutes ses démarches sont désormais réparties sur l’équipe organisatrice. Tout le monde a sa mission à assurer afin que tout se déroule sans accros.

Et, le jour J....... Tout est en place pour une rando familiale qui se déroule dans la joie et la bonne humeur avec le soutien des partenaires, des clubs voisins et de tous les patineurs de l’Essonne !

Je pense que vous découvrez aujourd’hui que 2 heures de ballades encadrées nécessitent bien plus que 2 heures de travaux administratives pour toute une équipe !

L’équipe organisatrice des Randos Roller Brétigny 2006 :
-  Claudie : Responsable Rando / Staff
-  Michèle : Secrétaire (dossiers mairies et préfecture)
-  Gigi : Conseil technique / Staff
-  Philippe : Parcours / Coordinateur signaleurs
-  Christian : Relation Mairies et Polices / Chef de groupe signaleurs
-  Sam : Chef de groupe signaleurs
-  Marc : Chef de groupe signaleurs
-  Arno : Logistique / Chef de groupe signaleurs
-  Fredx : Communication / Chef de groupe signaleurs

mais n’oublions pas les autres membres du bureau du CSB Roller pour leur aide (encadrement, conduite véhicule sono, secrétariat,...)


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